Things, OmniFocus и прочие GTD

Почему работают GTD системы?

Почему не работают GTD системы?

Почему Things завоевывает больше пользователей простотой и дизайном, нежели OmniFocus функциональностью?

Как пользователь со стажем обеих систем (а также The Hit List, MyLifeOrganized) имею что сказать.

OmniFocus заставляет таки почувствовать себя белкой в колесе жизни. Продуктивность растет, сильно растет и часто и помногу. И вот уже вырастает до таких пределов, когда человек начинает себя чувствовать автоматом по выполнению задач и проектов и говорит себе «стоп, хватит, выходной». OF очень помогает сконцентрироваться на выполнении следующих по контекстам задач.

Things не обладает вышеобозначеным недостатком, ибо сводит концепцию GTD к конструированию списка дел именно «на сегодня». Однако Things имеет несколько неоднозначную концепцию тегов/контекстов/area. Для себя я принял следующую договоренность: теги — контексты (читать, писать, офис, дома, назначить, проверить, покупки) т.е. действия и места. Areas — служат для группировки задач, которые не имеют выраженного профита и выполняются регулярно, например, оплата аренды, коммунальные платежи и так далее. Проекты — это все задачи, которые имеют более одного действия,  активными следует держать не более определенного разумного максимума, которые для меня составляет около 10, все остальные проекты пуляем в неактивные.

Почему GTD системы не работают или работают неэффективно?

Основная ошибка пользователей GTD систем — неверное занесение/распределение задач. Хитом распространенных ошибок, в данном случае, выступает ошибка занесения проекта как задачи. Проект — задача, которая состоит из нескольких задач. Залог успеха — разделение на атомарные подзадачи, которые можно выполнить, перепоручить, проверить. Не менее важным является создание quick-list задач на следующий день (список  today).

Также присутствует очень распостраненный баг — ваш мозг не может автоматически синхронизироваться через cloud-сервис с менеджером задач типа Things или OF. Всегда у вас будет операция загрузки-выгрузки задач из мозга в органайзер и обратно. Невыгруженная задача теряется и засоряет уголки мозга, сегодня вы не забыли записать, а завтра забыли. Если ваша работа связана с компьютером, а смартфон вы никогда не выпускаете из рук, то буфер в мозгу, в котором вы временно размещаете невыполенные задачи, почти не переполняется. Зато стоит накопить определенное количество «невыгруженных» в органайзер задач, как они тут же начинают теряться и забываться. Но мозг,- это забавная штука, он забывает весьма плохо, скорее всего задача затаиться в потайном уголке и будет периодически о себе напоминать в самое неудобное время, например, перед сном 🙂

Близкий к идеальному органайзер должен обладать следующим функционалом:

1. Мгновенно записать голосовую заметку и пульнуть ее в inbox (представьте себя в этот момент за рулем автомобиля).

2. Видеть список дел «Today» на welcome screen не запуская приложение. Совсем идеальный вариант — отображение задач на welcome screen исходя из геотега, то есть ближайшие контексты для выполнения отображались бы первыми.

3. Автоматически синхронизировать задачи/проекты с cloud сервисом, дабы избавиться от необходимости выгрузки задач из девайса в десктоп/ноутбук через wifi/usb шнурок.

4. Делать принудительный review задач и проектов раз в неделю-месяц-год.

Можно предположить, что различные hipster pda и бумажные версии доставляют еще и путем психомоторики. Однако, на моей практике это далеко не так, и вот почему. Записанные задачи нужно мало того что отмечать выполненными, но и группировать по проектам и по датам, и те задачи, что были не выполнены, прийдется переписывать снова и снова до получения необходимого эффекта.

Нужно ли использовать менеджер задач в повседневной жизни? Безусловно.

Сложно ли использовать менеджер задач в повседневной жизни? Сложно, ибо связано с приобретением новых привычек (внесение задач, проектов, аналитика).

Есть ли ощутимый профит в ведении задач? Конечно, во-первых, вы не забываете о планировании и контроля за выполнением делегированных задач, во-вторых у вас есть богатый материал для аналитики и воздействия на себя.

Помните о побочном эффекте от применения GTD систем : относительная скорость жизни увеличивается.

UPDATE: в продолжение темы статья почему omnifocus лучше чем things хотя сейчас The Hit List ожил и стал активно развиваться.